Privacybeleid

Welke gegevens verzamelen we?

Van koppels verzamelen we enkel de gegevens die je zelf invult, zoals je naam en e-mailadres wanneer je een offerte aanvraagt bij een leverancier. De planningstools werken zonder account lokaal in je eigen browser. Vraag je ons de stand te mailen, of ben je ingelogd, dan bewaren we die stand ook op onze servers, zodat je werk een apparaatwissel overleeft. Je kunt dat op elk moment laten wissen.

Vul je bij het starten of in je dashboard je mobiel nummer in, dan bewaren we dat om je af en toe persoonlijk een bericht te sturen: een tip bij je planning of iets over onze betaalde extra's. Dat is altijd optioneel, we geven het nummer nooit aan leveranciers, en je haalt het weg in je dashboard of met een woordje terug. Dan sturen we niets meer.

Van leveranciers verwerken we de bedrijfsgegevens die nodig zijn voor hun vermelding en hun account.

Waarvoor gebruiken we ze?

We gebruiken je gegevens om het portaal te laten werken: om een offerte-aanvraag bij de juiste leverancier te brengen, om accounts te beheren en om het portaal te verbeteren. We verkopen je gegevens niet.

Om misbruik te bestrijden, de beveiliging te bewaken en jullie te kunnen helpen, kunnen beheerders van Onze Trouwdag de inhoud inzien die wij voor jullie hosten, zoals de foto's, video's en geluidsopnames in het gastenalbum; elke inzage wordt gelogd met wie keek, welk album en wanneer.

Een voorbeeld maken zonder account

Maak je een voorbeeld van jullie trouwwebsite zonder account, dan bewaart je browser jullie namen, datum en keuzes. Laad je een foto op, dan bewaren we die 7 dagen bij Cloudflare R2, zodat ze mee kan naar jullie site als je een account maakt. Alleen jouw browser kent de geheime sleutel om ze te zien of te wissen. Maak je geen account, dan wissen we de foto automatisch na 7 dagen. Met de knop Leegmaken wis je ze meteen.

De schrijfhulp (AI)

De tools die je helpen bij het schrijven van je geloften of een speech, sturen jouw invoer naar een externe AI-dienst (OpenRouter, die het aan een taalmodel doorgeeft). Het gaat om wat je zelf in het formulier zet, plus, als je die hebt ingevuld, jullie voornamen, de trouwdatum en de namen van de mensen die je wilt bedanken. We doen dat alleen op jouw verzoek, op het moment dat je op genereren klikt, en uitsluitend om die tekst voor je te schrijven. De verwerking gebeurt op basis van jouw toestemming en kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. We gebruiken je invoer niet om modellen te trainen. Wil je dit niet, gebruik de schrijfhulp dan niet: alle andere tools werken er volledig los van.

Vertaling van jullie trouwwebsite (AI)

Kiezen jullie met Trouwbundel+ om de eigen teksten van jullie trouwwebsite naar het Engels of het Frans te laten vertalen, dan sturen we die teksten (welkomsttekst, verhaal, programma, vragen en antwoorden, reisinfo, wensenlijst, RSVP-vragen en dagdelen) naar een externe AI-dienst (OpenRouter, die het aan een taalmodel doorgeeft). Daarin kunnen namen staan die jullie zelf schreven; adressen, de locatie en links sturen we niet mee. We doen dat alleen als jullie op vertalen klikken, uitsluitend om die vertaling te maken; dat kan buiten de Europese Economische Ruimte gebeuren en jullie teksten worden niet gebruikt om modellen te trainen. Gasten zien een vertaling pas nadat jullie ze nakeken.

Gegevens van gasten

Een koppel kan per gast een e-mailadres in zijn gastenlijst zetten, met de hand of via een Excel- of CSV-bestand, en een gast kan zijn adres zelf invullen bij zijn antwoord. Wij verwerken die adressen in opdracht van het koppel (als verwerker) en alleen voor deze trouw. Telefoonnummers vragen we niet.

We sturen gasten nooit reclame en geven hun adres aan niemand door. Een gastadres komt niet in onze analyse (PostHog) en niet in onze logbestanden. Het adres verdwijnt samen met de gastenlijst, de trouwwebsite of het account van het koppel. Wil je als gast dat je adres verdwijnt, vraag het aan het koppel of mail hallo@onzetrouwdag.com.

Zet een koppel met de Trouwbundel de automatische herinneringen aan, dan krijgt een gast die nog niet antwoordde 7 dagen en 1 dag voor de antwoorddatum een korte mail met zijn persoonlijke link, op naam van het koppel. Hoogstens één mail per dag, nooit na de antwoorddatum, en elke mail heeft een afmeldlink die meteen en voor altijd werkt.

Gebruikt een koppel de wegwerpcamera met de onthulmail, dan krijgen gasten met een e-mailadres op de gastenlijst en gasten die in het album hun adres achterlieten één mail met de link naar de foto's, op naam van het koppel. Gasten die afzegden, krijgen die mail niet.

Stemmen en woorden

Zet een koppel deze module aan, dan kunnen gasten via een QR-code een boodschap voor het koppel typen of inspreken. Een ingesproken boodschap is een opname van je stem, en een stem is een persoonsgegeven. Per boodschap kies je zelf of ze alleen voor het koppel is, in een speech van de getuigen mag en op de trouwwebsite mag. Je naam is optioneel als het koppel anoniem insturen toelaat. De verwerking gebeurt op basis van jouw toestemming, die je op het formulier geeft. Ben je jonger dan 16, vraag het dan eerst aan je ouders.

Opnames en tekst bewaren we apart: de tekst in onze databank, de opname bij Cloudflare R2, versleuteld opgeslagen. Wij geven een opname alleen vrij via onze eigen server: aan het koppel, of op de trouwwebsite als jij dat aanvinkte, het koppel ze goedkeurde en het koppel opnames op de website aanzette. Opnames worden automatisch gewist een maand na de trouwdag; is er geen trouwdatum, dan 90 dagen na het inspreken, en nooit vroeger dan twee weken na het inspreken. Tot dan kan het koppel ze downloaden. Om een opname als tekst te kunnen tonen, sturen we ze via OpenRouter naar een AI-aanbieder met een spraakmodel; dat kan buiten de Europese Economische Ruimte gebeuren. We sturen alleen de opname door, met als enige doel ze om te zetten naar tekst, en we gebruiken je boodschappen niet om AI-modellen te trainen. Die tekstversie wordt samen met de opname gewist, tenzij de boodschap op de website mag of het koppel de tekst bewaart.

Na het versturen krijg je een persoonlijke link waarmee je je boodschap op elk moment zelf wist; het koppel kan ze ook wissen. Een getuige die de speechcoach gebruikt, ziet alleen boodschappen die in een speech mogen en die het koppel goedkeurde, nooit de opnames. Een proefopname van de getuige gaat op dezelfde manier via OpenRouter naar een AI-aanbieder om ze om te zetten en te beoordelen; wij bewaren ze niet, niet in onze databank en niet in onze opslag.

De wegwerpcamera

Zet een koppel de wegwerpcamera aan, dan bewaart je browser een willekeurige sleutel (de functionele cookie otd-toestel, één jaar) zodat we de foto's op je rolletje kunnen tellen. Wij bewaren alleen een afgeleide code van die sleutel, geen naam of toestelgegevens. Laat je je e-mailadres achter om te horen wanneer de foto's ontwikkeld zijn, dan gebruiken we het alleen voor die ene mail. Na de onthulling ziet iedereen met de QR-code van het album alle foto's; wil je een foto laten verwijderen, vraag het dan aan het koppel.

Een album cadeau doen

Doet een gast een vol album cadeau, dan verloopt de betaling via Stripe. Wij bewaren de naam die de gast opgeeft, om het koppel te laten weten van wie het cadeau komt, en dat er betaald is. Het e-mailadres dat de gast bij Stripe invult, gebruiken we alleen voor de bevestiging van die betaling. Er wordt geen factuur gemaakt.

Offerte-aanvragen

Wanneer je een aanvraag verstuurt naar een leverancier, delen we de door jou ingevulde gegevens met die leverancier zodat hij kan reageren. Je bepaalt zelf welke gegevens je invult.

De Love Crew

Vul je in je profiel een trouwdatum en een provincie in, dan gebruiken we die twee gegevens om je Love Crew samen te stellen: per categorie een paar leveranciers uit je provincie die op je datum niet als bezet staan. Leveranciers zien daarvan alleen een anoniem aantal (in hoeveel Love Crews ze staan, per maand en provincie), nooit je naam, je e-mailadres of je precieze datum. Pas wanneer je zelf een offerte vraagt, krijgt die leverancier de gegevens die je in je aanvraag invult. Haal je je datum of provincie weg, dan vervalt je Love Crew.

De offertelezer

Upload je in de leveranciershub een offerte, dan bewaren we dat bestand privé: alleen jij kunt het openen, nooit via een publieke link. Om de posten te lezen sturen we de offerte naar een externe AI-dienst (OpenRouter, die het aan een taalmodel doorgeeft), alleen op jouw verzoek en uitsluitend om die offerte te lezen; dat kan buiten de Europese Economische Ruimte gebeuren en je offerte wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Je kunt een offerte op elk moment zelf wissen, en verwijder je je account, dan wissen we al je offertes en de bestanden mee.

De prijzendatabank

Op onze prijspagina's tonen we wat koppels betaalden, als spreiding en pas vanaf 5 meldingen. Die cijfers komen van betaalde bedragen die koppels anoniem deelden: via de vragenlijst na de trouwdag, of via de budgetplanner als je het delen van je betaalde bedragen aanzet (dan alleen posten die volledig betaald zijn). Zet je bij een offerte het vinkje voor de prijzendatabank aan, dan bewaren we het offertetotaal ook anoniem, maar offerteprijzen tellen niet mee in de publieke cijfers. Je bedragen komen alleen in de databank als je dat zelf kiest; standaard staat dat altijd uit. We bewaren dan alleen de categorie, de provincie, het trouwjaar, het bedrag en eventueel het aantal gasten en de stijl, zonder je naam, je e-mailadres of de naam van de leverancier. Zo is een melding niet naar jou terug te leiden; daarom kunnen we een gedeelde melding achteraf ook niet meer aan jou koppelen of apart wissen. Wel houden we bij dat je al meldde, zodat je niet twee keer meetelt; die registratie verdwijnt samen met je account.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. Mail ons daarvoor op hallo@onzetrouwdag.com. We bewaren gegevens niet langer dan nodig.

Cookies en analyse

Sommige cookies en browseropslag zijn nodig om het portaal te laten werken: de cookie die je ingelogd houdt (Clerk) en de opslag van je browser waarin de planningstools jouw gegevens op je eigen toestel bewaren. Daarvoor is geen toestemming nodig.

De wegwerpcamera in een gastenalbum plaatst de functionele cookie otd-toestel, die alleen je rolletje telt. Ook daarvoor is geen toestemming nodig.

Daarnaast willen we met PostHog (gehost in de EU) en Google Analytics 4 begrijpen hoe de site gebruikt wordt, om hem te verbeteren. Die staan uit tot je in de cookiebanner op Aanvaarden klikt. Weiger je, dan plaatst je browser geen analysecookies en meet je browser niets. Van ingelogde accounts registreren onze eigen servers wel welke functies gebruikt worden (bijvoorbeeld dat een leverancier zijn profiel bewerkte); dat gebeurt zonder cookies, op grond van ons gerechtvaardigd belang om het portaal te laten werken en te verbeteren. Geef je toestemming, dan kan PostHog ook sessies opnemen om de site te verbeteren; querystrings en geheime links worden voor verzending geredacteerd.

Je keuze aanpassen kan altijd via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.